Asumir el reto de desarrollar e implantar un sistema de información es una tarea compleja que involucra muchas fases distintas, cada una de las cuales con frecuencia debe ser completada antes de que se pueda comenzar una tarea subsiguiente, así para crear sistemas de información exitosos fue desarrollado el ciclo de vida del desarrollo de sistemas : Que “es el conjunto de fases o actividades que realizan los analistas, diseñadores, programadores y usuarios finales para desarrollar e implantar un sistema de información.”
Se puede decir, que el Ciclo de Vida de Desarrollo de un Sistema: Es un proceso por el cual los analistas de sistemas, los ingenieros de software, los programadores y los usuarios finales, se relacionan y estudian la situación actual con el objetivo de elaborar un sistema de información o alguna aplicación informática; en todo caso se trata de una herramienta de gestión de proyectos que planea, ejecuta y controla los proyectos de desarrollo de sistema.
En términos generales el grupo de analistas, diseñadores y programadores enfrentan el escenario de resolver un problema para un grupo de usuarios finales, donde los miembros del departamento de sistemas lo denominan genéricamente con el nombre Proyecto.
Investigación Preliminar:
comienza con la solicitud por parte de la gerencia, la administración, un grupo de usuarios o los especialistas de sistemas en mejorar un proceso, aplicar una norma o aprovechar una oportunidad para mejorar la organización, sin importar cual sea el origen de la solicitud el proceso se inicia.
Cuando se formula la solicitud comienza la primera fase del Ciclo de Vida de un Sistema, la que esta conformada por:
a) Aclaración de la solicitud
b) Estudio de factibilidad
c) Aprobación de la solicitud.
A) Aclaración de la solicitud :
Antes de considerar el desarrollo de un sistema es necesario precisar: ¿qué desea o aspira el usuario?, pues muchas peticiones que provienen de obreros, supervisores, gerentes y administradores no están formuladas de manera clara, pero representan la voz de la organización y sus problemas; por consiguiente, antes de considerar el desarrollo de cualquier proyecto de sistema es necesario que la solicitud se examine con detenimiento, para ir estableciendo los limites del mismo.
b) Estudio de factibilidad:
El desarrollo de un sistema de Información suele ser caro, así antes de iniciar cualquier proyecto se debe hacer un estudio de viabilidad; “que es una investigación rápida de los planes, problemas, las oportunidades o las normas que desencadenan y permiten el desarrollo de este proyecto” El Estudio de Factibilidad lo lleva a cabo un pequeño equipo de personas que pertenecen a la organización o asesores externos y que se verán afectados por el proyecto y que no debe durar más de 8 días hábiles. En la investigación preliminar se estudian los siguientes aspectos:
b.1) Factibilidad Técnica: Consiste en determinar si dentro o fuera de la organización existe la tecnología y el recurso humano capacitado para poder desarrollar el proyecto.
b.2) Factibilidad Económica: Consiste en determinar si los costos de desarrollo e implantación del sistema se justifican en función de los beneficios que se obtienen; para esta fase por lo general se desarrollan tablas de costo x beneficio.
b.3) Factibilidad operacional: Consiste en determinar si los usuarios potenciales están en capacidad de usar apropiadamente el sistema, o cuanto tiempo se requerirá para formar el personal en el uso apropiado del nuevo sistema de información.
Al finalizar esta etapa el grupo de trabajo debe entregar un informe con todas las posibles alternativas de solución acompañadas con su estudio de factibilidad y el plan de desarrollo correspondiente.
C) Aprobación de la solicitud : Consiste en que la alta gerencia administrativa después de escuchar el informe de factibilidad tome la decisión para continuar o no con el proyecto.
En resumen en esta primera etapa el analista se involucra en al identificación de los problemas y las oportunidades que ofrece la empresa a nivel de desarrollo de sistemas de información. En muchas ocasiones la empresa ya tiene detectadas sus áreas débiles y se llama al analista ya con ciertos objetivos previstos. Esta etapa es crítica, ya que nadie desea perder el tiempo resolviendo el problema equivocado.
1. Determinación de Requerimientos: Después de realizar la investigación preliminar, el analista tiene que plantear los requerimientos del usuario para el nuevo sistema; es decir, las necesidades y características que deberá cubrir el nuevo sistema.
Para identificar los requerimientos de información se utilizan varias técnicas o herramientas como los son documentos, la entrevista, los cuestionarios, etcétera.
2. Diseño del sistema: El Diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos de información.
3. Desarrollo de Software: Consiste en escribir los programas necesarios para el sistema. Los programadores son responsables de la documentación de los programas, que también se realiza durante esta etapa, así como explicar el funcionamiento de los mismos y por qué ciertos procedimientos se codifican de determinada forma.
La documentación es importante ya que por medio de ella será posible modificar o llevar a cabo el mantenimiento del programa.
4. Prueba del sistema: Cada uno de los programas desarrollados es probado de tal manera que funcione correctamente.
Durante esta fase el sistema es empleado en forma experimental para asegurarse que el software no tiene fallas, se alimentan al sistema datos de entrada para su procesamiento y se examinan los resultados obtenidos.
Es recomendable que las pruebas sean conducidas por personas ajenas a las que desarrollan el software, con esto se busca que las pruebas sean completas e imparciales y que el software sea confiable.
5. Implantación y evaluación: La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios.
Dependiendo del tamaño de la organización y del riesgo asociado al uso del nuevo sistema se puede comenzar la operación del sistema sólo en un área de la empresa.
Es recomendable que trabajen paralelamente el anterior sistema y el nuevo para comparar losresultados obtenidos. La evaluación del sistema se lleva a cabo para identificar sus puntos débiles y fuertes.
Aunque en algunas ocasiones este proceso de evaluación no recibe la importancia que merece, si se realiza de forma adecuada proporciona mucha información que puede ayudar a mejorar la efectividad de los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones subsecuentes.
Principios generales del Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas
1.- Implicar al usuario: Es importante estar claro que el sistema a ser desarrollado le pertenece al usuario del sistema, el analista es implemente un experto en tecnología de la información que viene a resolver uno o varios problemas puntuales de procesamiento de información; comprometer al usuario permite evitar errores en la construcción del sistema, además que ayuda a vencer el miedo al cambio que toda persona tiene al momento que un nuevo sistema es instalado, y siempre se debe recordar ellos son los que pagan.
3.- Aplicar un método de resolución de problemas: En el momento que el analista estudia la situación actual se encuentra con: normas, reglamentos, oportunidades, amenazas, actividades, personas, documentos, es decir, el medio ambiente en general que rodea un sistema; para desarrollar una solución de sistemas en forma eficiente se debe usar un método, con el cual se busca evitar que se pierdan detalles en la construcción de un nuevo sistema; así El Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas es ante todo un método para resolver problemas, que le permite al analista estudiar en detalle la situación actual y construir en detalle una solución, el cual consta de las siguientes actividades:
1. Investigación preliminar
2. Determinación de los requerimientos del sistema
3. Diseño del sistema
4. Desarrollo de software
5. Prueba de los sistemas
6. Implantación y evaluación
En términos generales dichas fases o actividades se pueden resumir en:
1. Análisis
2. Diseño
3. Desarrollo de Software
4. Implantación.
4.- Justificar los sistemas como una inversión de capital: Los sistemas de información son ante todo una inversión de capital, pues los propietarios o la organización deben pagar: luz, agua, teléfono, personal, discos, hojas, etc...para su realización; es por ello que todo analista de sistemas debe plantearse de ante un nuevo sistema:
Primero, para cualquier problema es probable que existan varias soluciones,
y segundo se debe evaluar la viabilidad de cada una de ellas.
El analista debe tener presente esas premisas, pues, ninguna organización invierte para no recoger esa inversión a un corto o mediano plazo.
5.- Diseñar el sistema para el crecimiento: La vida útil de un nuevo sistema debe ser visto como una solución a largo plazo, por lo tanto debe ser diseñado para que progresivamente el sistema se vaya adaptando a los cambios planteados por los usuarios a los datos, por ejemplo: ingresar nuevos productos, cambiar el iva, cambiar niveles de seguridad, entre otros; de tal manera que se evite la entropía del sistema.
b.4) Factibilidad de Calendario: Consiste en dar respuesta a la siguientes pregunta:¿Puede la solución desarrollarse e implantarse en un plazo aceptable?, es decir, la construcción del sistema puede desarrollarse en un tiempo razonable para recuperar la inversión y satisfacer a los usuarios finales.
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